Apresento a vocês um guia simples de como é possível definir uma estrutra organizacional antes de configurá-la no SAP.
O que é uma estrutura organizacional?
Para começar, precisamos primeiramente entender do que se trata uma estrutura organizacional.
A estrutura organizacional é a forma como uma organização está dividida e hierarquizada. Ela define como é feita a gestão das suas atividades e a comunicação entre seus setores, visando atingir seus objetivos estratégicos.
Em outras palavras, a estrutura organizacional inclui todas as entidades necessárias para que seja possível executar as atividades fim de uma empresa. Um exemplo destas “entidades” são as fábricas, os centros de distribuição, as filiais, os armazéns, como também os departamentos internos da coorporação.
São vários tipos de estruturas organizacionais conhecidas, em geral definidas pelos gestores da empresa em acordo com o modelo operacional a ser executado:
- Linear: Mais simples e comum delas, onde existe uma hierarquia clara entre os diversos departamentos;
- Funcional: os departamentos são criados com processo e a hierarquia acontece entre e cross processos.
- Linha-Staff: Modelo hibrido entre a Linear e a funcional, onde existem departamentos consultivos cross às operações (departamentos de “suporte”)
O SAP permite que você configure os mais diferentes tipos de estrutura organizacional, mas para isso é preciso organizar algumas informações antes.
Como definir a estrutura organizacional com o cliente?
O primeiro passo, antes de sair criando os objetos organizacionais no sistema, é levantar quais são as entidades legais que o cliente possui, contendo informações como:
- Lista das entidades registradas do cliente e a hierarquia entre elas;
- Dados de localização física das entidades;
- Quais são as operações executadas por estas entidades (ex. vendas, produção, escritório etc); e
- Como são elaborados os reports financeiros e consolidadores de resultados.
Uma vez que já possui todas as informações acima, é hora de desenhar sua estrutura, criando de maneira gráfica como as entidades se relacionam entre si.
- Microsoft Visio
- Microsoft Power Point
- Draw.io
- Entre outras
Configurando no SAP
Agora que está tudo organizado, é hora de entrar no sistema e iniciar as configurações de maneira integrada entre os diferentes módulos do SAP.
Mandante ou Client
Client na verdade não é uma estrutura padrão do módulo de MM. Na verdade, um client pode ser entendido com todo o ambiente no qual podemos ter inúmeras empresas em funcionamento.
Plano de Contas (Chart of Accounts)
É uma estrutura do módulo de finanças do SAP, mas devido a sua grande importância e de sua total integração com MM, ela está presente em nossa estrutura.
Dentro do Chart of Accounts (Plano de Contas), encontramos todas as contas a serem utilizadas para as contabilizações dos processos de compras, vendas, inventário, etc.
Podemos ter um Chart of Accounts por empresa ou podemos utiliza-lo para mais de uma empresa.
Empresa (Company Code)
É uma estrutura que representa uma entidade legal, ou seja, a empresa é o lugar onde o respectivo código fiscal será configurado (para o Brasil existe um ponto adicional que trataremos abaixo).
Também é uma estrutura presente dentro do módulo de finanças (FI), mas é extremamente importante para o módulo de MM.
Por exemplo:
- Uma das visões do cadastro de fornecedores é por empresa, ou seja, caso utilizemos o mesmo fornecedor para diferentes empresas do grupo, podemos (e devemos) ter um único código de fornecedor, com informações diferentes em seu cadastro.
- Ao criar qualquer pedido de compras, a empresa é uma informação obrigatória, podendo inclusive ser utilizada na criação de estratégia de liberação de pedidos de compras.
Planta ou Centro (Plant)
Finalmente chegamos a uma unidade organizacional onde o módulo de MM é o responsável. Uma planta nada mais do que a representação de uma unidade logística ou fabril de uma empresa.
É nesse nível que efetuamos:
- Compras de material
- Compras de serviços
- Planejamento de materiais
- Produção de materiais
- Inventário
- Etc
Depósito (Storage Location)
O Depósito é utilizado para diferenciar o tipo de estoque sendo armazenado em uma determinada planta. Também é utilizado para a realização de movimentação de inventário dentro do sistema e para inventário. Podemos ter diversos Storage Locations associados para uma mesma planta.
Para exemplificar, é comum termos os seguintes tipos de Depósitos:
- Matéria Prima
- Embalagens
- Material Acabado
- Sucata
Organização de Compras (Purchase Organization)
Dentro do módulo de MM temos a “Organização de Compras”, responsável pela negociação dos termos para as compras com fornecedores.
Dicas
A ativação da estrutura organizacional deve ser a última etapa do processo de configuração. Após a ativação, os seguintes elementos da estrutura organizacional se tornam fixos e não podem mais ser alterados:
- Todos os IDs de suas unidades organizacionais passam a ser fixos definitivamente. Não há como alterá-los depois da ativação.
- Para cada empresa, será criado um parceiro de negócios correspondente. Após a ativação, a empresa não poderá mais ser excluída.
- Para cada sede, será criada uma localização correspondente. Após a ativação, a relação entre a empresa e a sede não poderá mais ser alterada, e a sede não poderá mais ser excluída.